Podemos dizer que quem nunca perdeu um prazo que atire a primeira pedra! Não é mesmo?
Pois bem, a verdade é que isso está se tornando algo cada dia mais comum na vida de muitos empreendedores e executivos. E os motivos para acontecer são diversos, sejam eles questões pessoais ou até mesmo por falhas de organização que são recorrentes!
Essas falhas geralmente acontecem devido à adoção de práticas e ações nem um pouco produtivas. A grande verdade é que a consequência disso pode ser muito séria, tanto para a empresa quanto para a vida profissional da pessoa, assim como a sua saúde.
Afinal, você se lembra quando não precisou trabalhar até mais tarde ou virar a noite para entregar aquele projeto atrasado pois o prazo de entrega já havia se esgotado?
Olhando esse cenário, cumprir o prazo de qualquer entrega parece um desafio, sendo que muitas vezes isso é verdade, mas garantimos que isso pode se tornar algo possível!
Por isso, vamos listar 7 truques para ajudá-lo a não deixar que isso nunca mais aconteça. Confira!
1 – Seja honesto consigo mesmo
Em primeiro lugar, é preciso que você reflita sobre a sua realidade e entenda qual a demanda de trabalho que você conseguirá cumprir em um determinado tempo.
Feito isso, seja honesto consigo mesmo e se comprometa somente com aquilo que você sabe que será possível cumprir.
Negligenciar a realidade e assumir uma carga de entregas maior do que a sua realidade suporta é um dos maiores erros que podem levar para o caminho de perder prazos.
2 – Se planeje com antecedência
Infelizmente, o hábito de se planejar com antecedência não é algo que está na rotina das pessoas, pois muitas delas ainda não sabem que pode ser uma ótima ferramenta para evitar perder qualquer prazo.
Essa questão é tão crucial, que a falta de planejamento acaba nos levando a postergar tarefas, fazendo com que muitas delas se acumulem e fiquem pendentes perto de seu prazo de entrega. A consequência disso, você já deve imaginar…
Por isso, crie o hábito de se planejar. Sugerimos que faça planejamentos semanais e caso necessário, revise-o diariamente para fazer os ajustes necessários para o dia seguinte.
Eles poderão ser feitos em qualquer lugar, seja em uma agenda, em um calendário ou até mesmo em aplicativos, o importante é que sejam feitos!
3 – Nada de procrastinar
Agora vamos falar de um ponto que a maioria das pessoas são especializadas em fazer: Procrastinar!
O fato é que tarefas que são complicadas ou muito extensas podem desanimar qualquer é um, fazendo com que elas facilmente sejam adiadas para depois, pois acabam assustando e desanimando quem será o responsável pela sua execução.
Nesse sentido, a dica é dividir essas tarefas em pequenas etapas para que seja possível iniciá-las. A partir do momento que o movimento de começar é criado e as entregas são feitas, acaba se criando uma motivação e um comprometimento maior em entregá-la.
Um hábito que pode ajudar nessa caminhada é reservar um momento no final do dia para revisar o que foi feito e levantar o que deverá ser entregue nos dias seguintes, priorizando o que é mais urgente.
4 – Seja realista
Muitas pessoas acreditam que colocar um prazo que seja menor e irreal para a entrega de suas atividades poderá ajudá-las a realizá-las dentro do seu prazo real.
Ledo engano! Esse é um velho truque para “enganar o cérebro”: fazê-lo crer que algo deve ser realizado até uma data muito antes do que deveria. Isso não funciona!
Afinal, você saberá qual é o prazo real e se não ser cuidadoso, deixará tudo para a última hora mesmo com essa “margem de erro”.
Nesse sentido, é importante que haja, sim, um planejamento que leve em consideração qualquer imprevisto que possa acontecer, mas separe esse tempo extra somente para essas situações e não para mentir para si mesmo.
5 – Tenha uma vida equilibrada
Para muitos, ter mais produtividade é sinônimo de trabalhar mais! Na verdade acaba sendo ao contrário, as pessoas que são mais produtivas conseguem entregar todos os seus projetos em tempo hábil e sem necessidade de fazer hora extra!
Afinal, elas conseguem equilibrar trabalho com a vida pessoal fazendo com que elas estejam bem para cumprir todos os seus deveres. Saiba que o tempo de lazer é essencial para a energizar a mente e a criatividade.
Ter uma vida equilibrada pode trazer outros benefícios, tal como o auxílio nos momentos de indecisão, em que se deve fazer uma escolha importante o quanto antes e não procrastiná-la por muito tempo.
6 – Aplique a regra dos 2 minutos
Muitas vezes surgem atividades pequenas no meio do caminho que atrapalham a execução de outras mais importantes, fazendo com que o seu prazo seja estourado.
Elas atrapalham pois são justamente elas que provocam uma certa preguiça nas pessoas em executá-las. Sendo assim, vão sendo procrastinadas até o fim e que atrapalham outras entregas.
Por isso, uma dica para lidar com essas tarefas que vão aparecendo é aplicar a regra dos 2 minutos. Basicamente, ela diz que aquela atividade que surgiu inesperadamente e pode ser realizada em menos de dois minutos, deverá ser feita imediatamente.
Faça isso e nunca mais suas atividades principais vão ser atrapalhadas por outras que são secundárias ou pontuais.
7 – Divida as atividades por contexto
Muitas vezes, o prazo é perdido simplesmente pela falha na organização das atividades a serem realizadas.
A verdade é que lidar com a rotina em que todos têm muitas coisas para fazer não é fácil e normalmente esses afazeres são reunidos em uma única lista, tornando-a grande e complexa.
Por isso, sugerimos uma maneira bem melhor de resolver isso: dividir as atividades por contexto e colocá-las em listas separadas.
O contexto pode ser qualquer característica da atividade que seja relevante. Então,fica a critério de cada um fazer essa divisão conforme à sua realidade.
Listar as tarefas dessa maneira é a chave para conseguir realizá-las de maneira otimizada, pois desse jeito será possível cumprir mais de uma tarefa que estão correlacionadas entre si. Afinal, elas estão no mesmo contexto!
Sobre o autor: Jornalista especializado em Marketing de Conteúdo
Fonte: Saia do Lugar
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