As lições de 7 famosos para ter uma rotina produtiva

CARREIRA - VOCÊ S/A

Veja o que figuras como Elon Musk, JK Rowling e Mark Zuckerberg fazem para administrar seu tempo com eficiência e construir uma

Por Claudia Gasparini

Elon Musk: (Danny Moloshok/Reuters)

São Paulo — Como figuras tão solicitadas e ocupadas quanto Elon Musk, Angela Merkel ou Jeff Bezos conseguem administrar seu tempo de forma eficiente? 

A resposta é que essas e outras pessoas famosas e bem-sucedidas costumam ter suas rotinas guiadas por técnicas, hábitos e princípios que garantem uma produtividade fora do comum.

Não é nenhum truque de mágica. O CEO do Google, Sundai Pichar, é um exemplo de como a simplicidade pode fazer uma enorme diferença.

Seu segredo para dias mais produtivos é estabelecer um ritual constante para todas as manhãs: invariavelmente, ao raiar do dia, ele come omelete e toma chá enquanto lê notícias. Esse é o seu singelo segredo para começar um dia cheio de tarefas e desafios pela frente com mais disposição.

Quer mais exemplos? O site Business Insider fez uma compilação de lições de figuras como JK Rowling, Richard Branson e Mark Zuckerberg fazem para administrar seu tempo com eficiência e construir uma carreira de sucesso. Veja a seguir 7 delas:

1. Elon Musk: “Planeje cada minuto da sua semana” 

(Bill Pugliano/Getty Images) 

A agenda de Elon Musk, presidente da Tesla, é toda dividida em pequenas janelas de 5 minutos, que são preenchidas meticulosamente todos os dias. É a forma que o empresário encontrou para planejar cada instante da sua movimentada rotina.

O hábito pode ser aproveitado para quem deseja administrar seu tempo com mais precisão, e evitar que certas tarefas consumam tempo demais, por exemplo. Ao estabelecer limites exatos para as suas horas produtivas, você consegue perceber oportunidades para otimizar reuniões, eliminar atividades desnecessárias e encontrar mais tempo para sua vida pessoal. 

2. Sundar Pichai: “Defina a melhor rotina matinal para você” 

(Justin Sullivan/Getty Images)

O CEO do Google começa todas as suas manhãs com uma bela omelete, uma xícara de chá e as notícias do dia. “Eu não funciono muito de manhã, então preciso de um tempo com o jornal e o chá para ir despertando”, explica Sundar Pichai ao site Recode.

Não que você precise fazer exatamente o mesmo: essa é apenas a rotina que funciona para Pichai. O importante é ter algum tipo de ritual matinal. Isso porque as primeiras horas do dia são nobres: se você tiver uma manhã agradável, sentirá mais energia e disposição para enfrentar as tarefas que esperam por você.

3. Angela Merkel: “Nunca siga seus primeiros impulsos”

(Wolfgang Rattay/Reuters/Reuters)

A chanceler alemã Angela Merkel nunca toma decisões apressadas. “Para mim é importante deliberar todas as opções (...), considerar diversos cenários, e não apenas experimentos teóricos dentro da minha cabeça”, disse ela à BBC. 

No afã de concluir tarefas rapidamente, muitas pessoas acabam cedendo a impulsos para supostamente ganhar tempo. O efeito colateral é exatamente o oposto. Sem planejamento nem ponderação, a execução das suas tarefas pode envolver diversos erros estratégicos — e você acabará justamente perdendo tempo para consertar os problemas decorrentes da pressa. 

4. Jeff Bezos: “Não perca tempo com reuniões” 

 

(Mario Tama / Getty Images/Getty Images) 

O CEO da Amazon, Jeff Bezos, tem uma regra curiosa para administrar sua rotina: ele não faz reuniões em que duas pizzas não conseguiriam alimentar todos os presentes. É uma forma bem-humorada de dizer que ele nunca se reúne com gente demais — algo que, para ele, necessariamente gera conversas pouco produtivas. 

Se você sente que sua rotina está sempre apertada, talvez valha a pena repensar o número de presentes nos seus encontros com a equipe. Além de chamar menos pessoas, é importante estabelecer objetivos claros para a discussão. Especialistas também recomendam estimar blocos de tempo precisos para cada pauta e começar sempre pelos temas mais relevantes ou urgentes. 

5. Richard Branson: “Tenha papel e caneta sempre à mão” 

 

(Brendon Thorne/Divulgação) 

O empresário britânico Richard Branson, fundador do Grupo Virgin, é praticante de um princípio aparentemente simples, porém poderoso: levar um bloco de notas e uma caneta a qualquer lugar que vai. Quando surge uma ideia, ele a anota imediatamente no papel. "Não sei onde estaria se não tivesse uma caneta à mão para escrever minhas ideias assim que elas me ocorriam”, escreve Branson em seu blog oficial. 

Usar um bloquinho pode até soar antiquado em tempos de smartphones e tablets, mas a ciência confirma que ideias escritas em papel são mais facilmente elaboradas e memorizadas. Estudiosos das universidades de Princeton e da Califórnia dizem que, ao usar o teclado ou a tela touch de um celular, processamos a escrita de forma mais superficial do que quando desenhamos as palavras com uma caneta. 

6. JK Rowling: “Não espere aplausos para colocar a mão na massa” 

 

(Foto/Getty Images) 

Ser capaz de se automotivar é um dos grandes diferenciais de quem supera obstáculos na carreira. A escritora britânica JK Rowling, autora da saga Harry Potter, é o maior exemplo disso. Ela conseguiu transformar inúmeras cartas de rejeição do seu projeto editorial e sérias dificuldades financeiras em combustível para não desistir de seus objetivos. Resultado: a série sobre o bruxinho se tornou um fenômeno de vendas e ela se tornou uma das pessoas mais ricas do mundo, segundo a Forbes. 

Não à toa, Rowling recentemente retuitou uma mensagem da escritora Melanie Dione que traz um conselho nesse sentido: “Ei, você! Está trabalhando em algo e pensando ‘Ninguém vai assistir, ler, ouvir’. Termine de qualquer maneira”. “Houve tantas vezes nos anos 1990 em que eu precisei que alguém me dissesse isso”, comentou a criadora de Harry Potter. 

7. Mark Zuckerberg: “Tente fazer o menor número possível de escolhas” 

 

(foto/Getty Images) 

Tomar decisões pode ser angustiante e cansativo. Para Mark Zuckerberg, CEO do Facebook, isso é ainda mais verdadeiro — se lembrarmos que cada escolha dele pode ter um enorme impacto sobre uma empresa de 480 bilhões de dólares.

Para simplificar sua vida, Zuckerberg decidiu adotar uma espécie de uniforme de trabalho, composto por calça jeans, tênis e uma camiseta cinza. Pode parecer um detalhe, mas com isso ele elimina uma decisão desnecessária da sua rotina: a escolha do que vai vestir todo dia. 

É claro que você não precisa aplicar esse princípio às roupas, necessariamente. O interessante é buscar algum tipo de componente variável da sua rotina que pode ser transformado em uma constante. Ao cortar pequenas decisões, você poderá empregar sua energia para o que realmente importa na sua carreira. 

Fonte: Você S/A

Perder prazo: 7 truques para você nunca mais deixar isso acontecer

Por Renato Mesquita

Perder prazo é algo que acontece com frequência em sua rotina de trabalho?

Podemos dizer que quem nunca perdeu um prazo que atire a primeira pedra! Não é mesmo?

Pois bem, a verdade é que isso está se tornando algo cada dia mais comum na vida de muitos empreendedores e executivos. E os motivos para acontecer são diversos, sejam eles questões pessoais ou até mesmo por falhas de organização que são recorrentes!

Essas falhas geralmente acontecem devido à adoção de práticas e ações nem um pouco produtivas. A grande verdade é que a consequência disso pode ser muito séria, tanto para a empresa quanto para a vida profissional da pessoa, assim como a sua saúde.

Afinal, você se lembra quando não precisou trabalhar até mais tarde ou virar a noite para entregar aquele projeto atrasado pois o prazo de entrega já havia se esgotado?

Olhando esse cenário, cumprir o prazo de qualquer entrega parece um desafio, sendo que muitas vezes isso é verdade, mas garantimos que isso pode se tornar algo possível!

Por isso, vamos listar 7 truques para ajudá-lo a não deixar que isso nunca mais aconteça. Confira!

1 – Seja honesto consigo mesmo

Em primeiro lugar, é preciso que você reflita sobre a sua realidade e entenda qual a demanda de trabalho que você conseguirá cumprir em um determinado tempo.

Feito isso, seja honesto consigo mesmo e se comprometa somente com aquilo que você sabe que será possível cumprir.

Negligenciar a realidade e assumir uma carga de entregas maior do que a sua realidade suporta é um dos maiores erros que podem levar para o caminho de perder prazos.

2 – Se planeje com antecedência

Infelizmente, o hábito de se planejar com antecedência não é algo que está na rotina das pessoas, pois muitas delas ainda não sabem que pode ser uma ótima ferramenta para evitar perder qualquer prazo.

Essa questão é tão crucial, que a falta de planejamento acaba nos levando a postergar tarefas, fazendo com que muitas delas se acumulem e fiquem pendentes perto de seu prazo de entrega. A consequência disso, você já deve imaginar…

Por isso, crie o hábito de se planejar. Sugerimos que faça planejamentos semanais e caso necessário, revise-o diariamente para fazer os ajustes necessários para o dia seguinte.

Eles poderão ser feitos em qualquer lugar, seja em uma agenda, em um calendário ou até mesmo em aplicativos, o importante é que sejam feitos!

3 – Nada de procrastinar

Agora vamos falar de um ponto que a maioria das pessoas são especializadas em fazer: Procrastinar!

O fato é que tarefas que são complicadas ou muito extensas podem desanimar qualquer é um, fazendo com que elas facilmente sejam adiadas para depois, pois acabam assustando e desanimando quem será o responsável pela sua execução.

Nesse sentido, a dica é dividir essas tarefas em pequenas etapas para que seja possível iniciá-las. A partir do momento que o movimento de começar é criado e as entregas são feitas, acaba se criando uma motivação e um comprometimento maior em entregá-la.

Um hábito que pode ajudar nessa caminhada é reservar um momento no final do dia para revisar o que foi feito e levantar o que deverá ser entregue nos dias seguintes, priorizando o que é mais urgente.

4 – Seja realista

Muitas pessoas acreditam que colocar um prazo que seja menor e irreal para a entrega de suas atividades poderá ajudá-las a realizá-las dentro do seu prazo real.

Ledo engano! Esse é um velho truque para “enganar o cérebro”: fazê-lo crer que algo deve ser realizado até uma data muito antes do que deveria. Isso não funciona!

Afinal, você saberá qual é o prazo real e se não ser cuidadoso, deixará tudo para a última hora mesmo com essa “margem de erro”.

Nesse sentido, é importante que haja, sim, um planejamento que leve em consideração qualquer imprevisto que possa acontecer, mas separe esse tempo extra somente para essas situações e não para mentir para si mesmo.

5 – Tenha uma vida equilibrada

Para muitos, ter mais produtividade é sinônimo de trabalhar mais! Na verdade acaba sendo ao contrário, as pessoas que são mais produtivas conseguem entregar todos os seus projetos em tempo hábil e sem necessidade de fazer hora extra!

Afinal, elas conseguem equilibrar trabalho com a vida pessoal fazendo com que elas estejam bem para cumprir todos os seus deveres. Saiba que o tempo de lazer é essencial para a energizar a mente e a criatividade.

Ter uma vida equilibrada pode trazer outros benefícios, tal como o auxílio nos momentos de indecisão, em que se deve fazer uma escolha importante o quanto antes e não procrastiná-la por muito tempo.

6 – Aplique a regra dos 2 minutos

Muitas vezes surgem atividades pequenas no meio do caminho que atrapalham a execução de outras mais importantes, fazendo com que o seu prazo seja estourado.

Elas atrapalham pois são justamente elas que provocam uma certa preguiça nas pessoas em executá-las. Sendo assim, vão sendo procrastinadas até o fim e que atrapalham outras entregas.

Por isso, uma dica para lidar com essas tarefas que vão aparecendo é aplicar a regra dos 2 minutos. Basicamente, ela diz que aquela atividade que surgiu inesperadamente e pode ser realizada em menos de dois minutos, deverá ser feita imediatamente.

Faça isso e nunca mais suas atividades principais vão ser atrapalhadas por outras que são secundárias ou pontuais.

7 – Divida as atividades por contexto

Muitas vezes, o prazo é perdido simplesmente pela falha na organização das atividades a serem realizadas.

A verdade é que lidar com a rotina em que todos têm muitas coisas para fazer não é fácil e normalmente esses afazeres são reunidos em uma única lista, tornando-a grande e complexa.

Por isso, sugerimos uma maneira bem melhor de resolver isso: dividir as atividades por contexto e colocá-las em listas separadas.

O contexto pode ser qualquer característica da atividade que seja relevante. Então,fica a critério de cada um fazer essa divisão conforme à sua realidade.

Listar as tarefas dessa maneira é a chave para conseguir realizá-las de maneira otimizada, pois desse jeito será possível cumprir mais de uma tarefa que estão correlacionadas entre si. Afinal, elas estão no mesmo contexto!

Sobre o autor: Jornalista especializado em Marketing de Conteúdo
Fonte: Saia do Lugar

Como aproveitar ao máximo seu período na faculdade

 31 de Agosto de 2015

Confira dicas para ajudá-lo a ser um aluno melhor e tirar o máximo proveito dos seus estudos durante a graduação

Muitos estudantes já ingressam no ensino superior com uma série de dúvidas, principalmente quanto à área profissional que pretendem seguir no futuro. O período universitário, geralmente, é uma etapa fundamental, funcionando como um período importante para o autoconhecimento, quando o aluno, além ampliar o seu repertório cultural, aprende a compreender melhor sobre si mesmo.

Diante disso, separamos 5 dicas para ajudá-lo a tirar o máximo proveito do período de graduação. Confira abaixo e aumente as chances de se tornar um ótimo aluno!

1 - Priorize os seus estudos

Muitos alunos sentem dificuldade em conciliar o trabalho com os estudos durante a faculdade e, com isso, acabam deixando os estudos de lado. Certamente, não será possível estudar todas as matérias, mas alguns conteúdos devem ser priorizados. Faça uma lista com os assuntos que merecem mais atenção e procure se organizar a fim de conseguir um tempo na agenda para fazer as leituras e exercícios sobre os tópicos mais importantes.

2 - Converse com os seus professores

É muito importante que o aluno procure-os quando perceber que algo não vai bem. Caso você sinta que não está rendendo nas aulas ou não consegue assimilar o conteúdo em sala de aula, não tenha medo de procurar o educador e ter uma conversa sincera com ele. Trata-se de uma atitude benéfica para ambas as partes, pois além de ajudar o estudante, fornece um feedback quanto ao ensino do próprio professor.

3 - Tenha compromisso

Procure comparecer às aulas sempre que puder e não falte por motivos banais. Lembre-se de que você deve aproveitar cada oportunidade que a faculdade lhe oferece. Em geral, alunos que assistem frequentemente às aulas apresentam um rendimento melhor do que os estudantes que têm o hábito de faltar.

4 - Faça anotações sobre o que achar necessário                                    

É interessante fazer anotações durante as aulas. Além de ajudá-lo a assimilar o conteúdo mais facilmente, isso pode fazer com que você não se esqueça dos tópicos mais importantes. Uma boa dica também é escrever aqueles assuntos que não ficaram muito claros, para perguntar ao professor no final da aula, tirando eventuais dúvidas sobre a matéria.

5 - Aproveite os trabalhos em grupo

Embora muitos alunos não gostem, trabalhos em grupo são fundamentais. Isso porque, durante o projeto, você terá a oportunidade para entender melhor como funciona o ambiente profissional, onde é necessário saber trabalhar em equipe. Procure assumir uma postura de liderança em todos os trabalhos que participar, auxiliando os colegas e definindo a função de cada um.

Fonte: Universia Brasil

Entrevista de Honório Pinheiro na Revista Brasileira de Administração

A Biblioteca dispõe da assinatura da  Revista Brasileira de Administração - RBA impressa, para você ler a entrevista completa do Diretor da Faculdade CDL, Honório Pinheiro, que veiculou no número 99, março/abril de 2014,  

Abaixo, o trecho da entrevista disponibilizado no portal da Revista.

Sem tempo. Segredo é planejar. [entrevista]

“Um quesito que não pode faltar é a vontade do colaborador em exercer determinada função, somado ao querer aprender sempre e, principalmente, ter pertencimento na sua atividade profissional dentro da empresa.”

O administrador Francisco Honório Pinheiro, PRESIDENTE DA FEDERAÇÃO

DAS CDL's DO CEARÁ E vice-presidente da CNDL, é exemplo de que é possível desenvolver muitas atividades com sucesso. Pelo menos é o que ele mesmo afirma. E garante: o planejamento é fundamental. “Falam que o tempo é precioso. E é mesmo. Infelizmente, ele não volta. Mas o planejamento é fundamental para nossas ações. Buscamos sempre planejar nossos projetos e o dia a dia em nossa empresa. Organizando as tarefas diárias e fazendo uma previsão futura, encontramos ‘tempo’ para gerir nosso negócio e representar as entidades das quais participamos.”

Revista Brasileira de Administração (RBA): Sabemos que o senhor construiu um grande patrimônio em sua região. Como foi essa trajetória? O senhor hoje está no ramo de supermercado, mas já atuou como executivo em outros ramos também, não é? Quais os desafios e empecilhos que enfrentou?

Francisco H. Pinheiro (FHP): Os desafios nos fortalecem com o tempo. Nascido em Solonópole, cidade fincada no Sertão Central cearense, distante 285 quilômetros de Fortaleza, eu e meu irmão Bosco Pinheiro tivemos o incentivo da família para enfrentar a cidade grande. Não foi fácil. Mas, para chegarmos ao patamar em que hoje nos encontramos, buscamos adquirir experiências profissionais em grandes empresas da capital e que eram referência no mercado. Muitas portas foram abertas e outras tivemos que transpor. Mas, graças a Deus, prevaleceram as oportunidades. Eu já passei por cargo de gerenciamento em empresa de grande porte, o que me trouxe larga experiência administrativa. Atividade profissional que só me ajudou na construção de um grande sonho, que começou a se tornar realidade com a abertura da pequena Mercearia União, fundada em 1979, por mim e por meu irmão Bosco Pinheiro, para ser administrada por nosso pai Joaquim Honório Alves. Enquanto seu Joaquim ia ganhando a simpatia dos moradores, nós continuávamos na batalha diária do nosso trabalho. Mas percebemos, que apesar do pequeno espaço para locomoção dentro da nossa mercearia, que os moradores do bairro se tornaram fregueses habituais por conta do atendimento e qualidade nos serviços. Resolvemos, então, ampliar nossa mercearia. E foi assim que tudo começou. Em um espaço modesto, mas aconchegante, consolidava-se a marca do Bom Vizinho.

O empreendedor
deve saber transpor
os obstáculos com
sabedoria, nunca
desistir de seus
planos e entender que
o ‘errar’ muitas vezes
o faz crescer.”

RBA: O que o senhor considera que o Administrador deve ter como requisitos para ser um empreendedor de sucesso? O senhor pode falar pela sua experiência, ou até por algo que o senhor ainda não tenha conseguido fazer, mas que pretende realizar...

FHP: Antes de tudo deve ter um perfil determinante em suas ações diárias, além de um olhar mais compreensivo e apurado das mudanças que ocorrerem em seu ambiente profissional. O empreendedor deve saber transpor os obstáculos com sabedoria, nunca desistir de seus planos e entender que o “errar” muitas vezes o faz crescer. O planejamento das ações é o maior êxito de um empreendedor, principalmente quando conhece o mercado em que deseja empreender.

Fonte: CRA/RBA

Dez dicas mostram como gerir melhor o tempo; confira

O primeiro passo para gerir melhor o tempo é buscar um método de pró-atividade. É possível encontrar livros e portais na internet com informações sobre elesFoto: Shutterstock

Já dizia o ditado popular que "tempo é dinheiro". Por isso, uma boa estratégia de gestão do tempo é fundamental para o empreendedor. Com as ferramentas certas e disciplina, é possível ter mais tempo e, com isso, gerar resultados melhores para o negócio.

Com o auxílio de Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e produtividade e autor do livro Mais Tempo, Mais Dinheiro (Editora Thomas Nelson Brasil), o Terra reuniu 10 dicas para ajudar você a gerir melhor o seu tempo.

1. Escolha um método 

O primeiro passo é buscar um método de pró-atividade que você mais se identifique e adotá-lo no dia a dia. "Eles são guias que oferecem ferramentas, técnicas e práticas para conseguir mais tempo", explica Christian. "Existem vários, entre eles o método tríade e o método GTD, americano", esclarece. É possível encontrar informações sobre eles em livros e em sites na internet.

2. Centralize as tarefas 

É essencial centralizar a lista de tarefas pendentes. Para isso, pode ser usado um caderno, softwares,post-its , ou mesmo umsmartphones  Mas escolha apenas um deles. Utilizar várias ferramentas pode ter o efeito contrário e ser uma perda de tempo.

3. Planeje para ganhar tempo 

"Planejar apenas as atividades do dia seguinte é um erro de produtividade", afirma. Assim, você estaria apenas reagindo às urgências. Planeje sempre três dias adiante, no mínimo. Isso ajuda a ter melhores resultados.

4. Aprenda a delegar 

O empreendedor deve delegar, e não apenas fazer. "Se só ele realiza as tarefas, a empresa só cresce até o ponto que ele consegue atender. E em algum momento isso chega a um limite."

5. Faça uma "dieta" de reuniões 

Reduza o número de reuniões da empresa ao mínimo possível. Realize reuniões informais, para a equipe tenha tempo para fazer o que é importante de verdade. "O papel do empreendedor é ajudar o seu time a ter mais tempo para executar a estratégia."

6. Faça uma coisa de cada vez 

Em geral, as pessoas são monotarefa, não multi. Quando realizam mais de uma tarefa ao mesmo tempo, se perdem. De preferência, faça uma sequência de atividades, não todas ao mesmo tempo.

7. Reserve um tempo para os imprevistos 

Deixe de duas a três horas no seu plano diário para eventuais urgências. Dessa forma, quando elas aparecerem, entrarão no espaço previsto, sem necessidade de acúmulo extra de trabalho ou grandes surpresas.

8. Priorize 

Priorizar atividades ajuda a manter o foco diário. Revise o dia anterior na agenda e verifique o que ficou pendente. Calcule o tempo de cada tarefa e priorize criando uma ordem numérica do que deve ser feito. Uma estratégia é priorizar as coisas mais rápidas e fáceis, depois as urgências.

9. Organize o seu ambiente 

Bagunça é um convite para a improdutividade. Crie uma espécie de "mapa" para lembrar facilmente onde cada coisa está arquivada. Assim, ficará mais fácil de localizar e organizar as informações. Jogue fora o que não precisa e use pastas transparentes etiquetadas para organizar a papelada. A regra também vale para e-mails: crie pastas por assuntos.

10. Mude seu ambiente de trabalho em conjunto com a equipe 

Uma equipe mais produtiva deixa o ambiente de trabalho mais eficiente. "Discuta com sua equipe as alternativas para gerenciar melhor o tempo e as coloque em prática."

Fonte: Matéria contêm imagens. Para acessá-las, clique aqui.

Conhecer e mudar para melhor

06/05/2012

11 hábitos de pessoas (muito) improdutivas 

Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo, lista quais as atitudes que mais fazem você perder tempo no trabalho
      

Talita Abrantes, de

São Paulo - De aplicativos a métodos para lá de sofisticados para tornar o tempo mais rentável: nunca os profissionais tiveram tantos recursos para gerir a maneira como utilizam as horas, minutos e segundos que recheiam o expediente. Mesmo assim, muita gente ainda vive uma agenda caótica e um fim de mês de poucos resultados.

Hábito 1 Deixar a vida os levar

O principal erro de quem não consegue manter a agenda (e a vida) em dia é não planejar. “É aquela pessoa que faz tudo de última hora e não prevê o que pode acontecer”, diz o Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e fundador da consultoria TRIAD PS.

De fato, ao longo do dia (em alguns setores mais, em outros menos) imprevistos acontecem. E isso sempre determina um novo arranjo na ordem de prioridades. O problema não é este tipo de dinâmica, mas sim não controlar os itens que já são conhecidos previamente.

“Para planejar, você não precisa saber tudo que irá acontecer, mas pelo menos uma parte”, diz. “Se você nunca sabe nada, acaba não andando para frente, apenas patinando”.

Como mudar? Não se atenha apenas ao planejamento do dia seguinte. No mínimo, planeje os três dias que se seguem. Jamais lote sua agenda de compromissos, deixe sempre um espaço para imprevistos. Se você trabalha oito horas por dia, por exemplo, comprometa apenas de quatro a cinco horas. Dedique o tempo restante para aquilo que não estava no seu calendário previamente.

Hábito 2 Acreditar que tudo é para ontem

Por não olhar de uma maneira criteriosa para o próprio tempo, há quem veja tudo (e todos) como prioridade. Resultado? “A pessoa faz tudo e lota sua agenda de coisas desnecessárias”, diz Barbosa.

Como mudar? Tenha uma postura crítica diante de cada demanda que cruza seu caminho. “Atividades importantes estão relacionadas com tempo e trazem resultado. As urgentes têm de ser feitas imediatamente. Essa diferenciação é vital”, diz.

Hábito 3 Subestimar as ferramentas de produtividade

Atire a primeira pedra quem nunca começou e abandonou rapidamente um novo aplicativo ou estratégia para gerir melhor o tempo. Mas, de acordo com o especialista, este é um outro deslize clássico de quem não consegue manter a vida em dia.

“Não é com duas ou três semanas que seu cérebro será treinado. Os resultados aparecem só a partir da quarta ou quinta semana”, diz o especialista.

Como mudar? Encare com mais seriedade (e estratégia) as ferramentas de produtividade (como agenda e aplicativos de gestão do tempo). Firme um compromisso com você mesmo de usar um (e apenas um) deles. Para tirar o máximo de vantagem destes programas, siga algum método de gestão do tempo.

Hábito 4 Supervalorizar o e-mail

Checar o e-mail toda hora, responder todas as mensagens sem qualquer critério é a senha para se perder no trabalho.

Como mudar? Determine horários para checar seus e-mails de acordo com sua rotina de trabalho. Não se renda à tentação de abri-lo a todo momento e responder todas as demandas.

Hábito 5 Ser viciado em redes sociais

De acordo com pesquisa da Triad, 85% dos profissionais brasileiros acessam redes sociais durante o expediente. Segundo Barbosa, não há nenhum problema neste hábito. “Não sou contra as redes sociais, entre uma tarefa e outra você até pode ver. Mas fazer isso com frequência pode te prejudicar”.

Como mudar? Assim como com o e-mail, determine horários fixos para acessar as redes sociais. E não se renda a tentação de sabotá-los ou estendê-los. 

 Hábito 6 Espalhar todas as informações 

Agenda, post-it, lista de tarefas do Google, aplicativos. A lista de recursos para tornar a vida mais organizada é imensa. Mas o excesso deles na rotina pode atrapalhar. “Tem gente que coloca tudo o que tem para fazer nestas várias ferramentas. E, porque fez anotações em locais obscuros, não consegue se planejar direito”, afirma o especialista.

Como mudar? Foque em apenas uma ferramenta para organizar sua rotina. Faça uso dela de maneira estratégica.

Hábito 7 Não delegar

De medo de perder a própria posição a não ter ao seu redor pessoas com treinamento suficiente, os motivos que fazem com que os profissionais não saibam delegar tarefas são inúmeros. Mas a consequência, quase sempre, é a mesma: trabalho para além da conta e uma agenda caótica.

Como mudar? Tenha consciência de que crescimento na carreira sempre implica em mais responsabilidades. Mas isso não significa que você tenha que abraçar o mundo sozinho. Quanto mais delegar, mais tempo terá para se dedicar às tarefas da nova função com excelência.

“Atividades confidenciais e estratégicas que dependam da sua decisão devem ser executas por você. Tarefas mais operacionais podem ser delegadas”, diz Barbosa.

Hábito 8 Ser fã incondicional de reuniões

Viver o expediente com as portas fechadas em uma reunião definitivamente não é sinônimo de produtividade. Ao contrário. Segundo pesquisa recente da Triad, apenas 1/3 das reuniões são consideradas produtivas pelos funcionários. “As reuniões não têm qualidade, não são planejadas, são muito longas e não atingem os objetivos propostos”, diz.

Como mudar? Não faça reuniões para tudo. Quanto mais claro e pontual for o objetivo da reunião, melhor. Tenha como meta fazê-las curtas. O tempo ideal? Meia hora. O limite? Duas. E nada além disso.

Hábito 9 Roubar o tempo alheio

Por ter uma agenda caótica, quem é improdutivo tende a atrapalhar todos que cruzam seu caminho profissional. “É aquela pessoa que delega demais para a mesma pessoa. Por não anotar informações, liga para checar dados. Pede tarefas no fim do expediente”, diz.

Como mudar? Analise o tempo dos outros antes de passar qualquer demanda. Não fique centrado apenas nas suas necessidades.

Hábito 10 Ser desorganizado

Organização é palavra de ordem para quem quer ter dias produtivos. Quem já sofreu para encontrar um arquivo em meio a confusão da mesa ou do computador sabe bem o que isso significa.

Como mudar? Quanto mais sua mesa estiver limpa, organizada e funcional mais você economizará tempo produtivo. Por isso, dedique-se a manter tudo, desde anotações até arquivos no computador, segundo uma lógica.

Hábito 11 Não ter tempo para si mesmo

Pessoas improdutivas não são as que mais se dedicam a sua vida pessoal. Ao contrário. No sufoco para manter a rotina profissional em dia, elas são as que mais sabotam o tempo dedicado para assuntos para além do expediente. “A produtividade está diretamente ligada à energia. Se a pessoa não tem tempo para descansar, perde a energia e, com isso, a disposição para trabalhar”, diz Barbosa.

Como mudar? Pense na sua agenda de forma a dedicar tempo, sim, para você mesmo e para outros assuntos pessoais. “Se a gente não tem tempo para quem faz diferença na nossa vida, no leito de morte, iremos nos arrepender pois é isso que faz a vida valer a pena”, afirma o especialista.

Disponível originalmente em: http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/11-habitos-de-pessoas-muito-improdutivas?page=1&slug_name=11-habitos-de-pessoas-muito-improdutivas