O gerenciamento do tempo: faça ele funcionar a seu favor

Por Christine Birkner

Quantas horas você trabalha por semana? 40, 50, 60? Com que frequência você disse “nunca as horas do dia são suficientes”, enquanto você está triste comendo um lanche na sua escrivaninha, ou está trabalhando mais tarde, enquanto está freneticamente tentando obter os leads que você prometeu para a sua equipe de vendas, ou está tentando cumprir o prazo de entrega daquela crítica campanha (em virtude da qual você provavelmente terá que comer mais um triste jantar na sua escrivaninha).

Pesquisas mostram que você não está sozinho: numa pesquisa realizada em agosto de 2015, a Workfront perguntou a profissionais de marketing o que os fazia temer mais o seu trabalho, e, 51% deles disseram “fazendo malabarismos com todo o meu trabalho para conseguir realiza-lo nas 40 horas da semana”.

Muitos (talvez a maioria) dos profissionais de marketing simplesmente trabalham mais horas para vencer o relógio. Mas, fazer isto pode ter um custo para a sua saúde, o seu bem estar e pode prejudicar a sua produtividade geral. De acordo com a Harvard Business Review (HBR), os funcionários que trabalham mais horas frequentemente são mais distraídos, têm contas médicas mais altas e têm maior probabilidade de abandonar o seu trabalho. Todas essas consequências diminuem a qualidade do seu trabalho, como também a sua produtividade. Como nota Sara Robinson na AlterNet, “Cada hora que você trabalhar além das 40 horas da semana, o está deixando menos eficaz e produtivo no curto e no longo prazo”.

Diversos aplicativos para gerenciamento do tempo, como o Focus Booster, Rescue Time e Toggl, foram lançados para ajudar as pessoas a encontrar um melhor equilíbrio na vida profissional. Mas, nada é melhor que descobrir comportamentos que funcionam para você, mesmo quando você está longe do seu telefone.

Veja nove técnicas para o gerenciamento do tempo que o ajudarão a fazer o tempo funcionar a seu favor:


1. Ao invés de gerenciar o tempo, foque em gerenciar a energia. Isto pode soar como não estando relacionado, mas está comprovado: em 2007, a HBR alistou funcionários do Banco Wachovia num programa de gerenciamento de energia, no qual eles adotaram certos hábitos. Sessenta e oito por cento dos participantes relataram ter melhores relacionamentos com os clientes e 71% deles disseram que o programa teve um impacto positivo notável na sua produtividade e desempenho. Os hábitos que os funcionários do banco tentaram adotar incluíram sair das suas escrivaninhas para almoçar e fazer caminhadas de manhã e à tarde. Fora do escritório, eles buscaram mudanças como deitar-se mais cedo e fazer atividade física com regularidade.

2. Lutar contra a procrastinação. Vencer a procrastinação (deixar para mais tarde) é outra maneira de dominar o gerenciamento do tempo. Veja algumas dicas para vencer a procrastinação da Agil8:

• Estabelecer metas secundárias realísticas para atingir as suas metas principais.
• Fazer cada tarefa ser tão específica quanto for possível (portanto, diminuindo as incertezas sobre o que precisa ser feito).
• Estabelecer rotinas diárias fixas, como verificar os seus e-mails numa determinada hora, ou marcar uma reunião diária de brainstorming com os seus colegas de trabalho.
• Segmentar as tarefas. Por exemplo, se você estive escrevendo um e-book, você pode fazer de cada capítulo uma tarefa menor (e talvez cada capítulo possa ser um blog post separado).

3. Tarefas demais pode ser um entrave. A revista Time relata que realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo aumenta a probabilidade de erros, de acordo com Clifford Nass, um pesquisador de Stanford. Ao invés disso, estabeleça um limite de duas tarefas, dedicando 20 minutos a cada uma delas, antes de mudar para a próxima. Da mesma forma, estabeleça menos “tarefas que precisam ser realizadas”, por que, de acordo com a Forbes, se você tiver muitas prioridades no trabalho, menos você as realizará.

4. Diminua as distrações usando a regra dos 25 minutos. Dedicar um certo tempo a cada tarefa pode ajuda-lo a melhorar o seu foco e, ultimamente, a termina-la. Da mesma forma que a regra de 20 minutos de Nass, considere a Técnica de Pomodoro, que é usada pelos treinadores que atuam no distúrbio do déficit de atenção causado pela hiperatividade (ADHD), para ajudar os clientes a realizar tarefas. Comprometa 25 minutos do seu tempo para uma tarefa e não admita distrações. Se você ficar num escritório aberto num lugar barulhento, considere a possibilidade de comprar fones de ouvido que bloqueiam os sons, ou dizer educadamente aos colegas dos cubículos vizinhos que não façam muito barulho nos próximos 25 minutos. Se houver uma sala de reuniões vazia nas proximidades, trabalhe lá durante aproximadamente uma hora.

5.Não deixe que os e-mails dominem o seu dia de trabalho. Por falar em distrações, não importando quanto elas sejam tentadoras (pois as nossas caixas de entrada estão sempre lotadas), se você tiver um prazo a cumprir, não faça uma verificação de e-mails a cada poucos minutos. Ignorar os seus e-mails quando você está nos estágios finais de um projeto (e está eliminando outras distrações), o ajudará a finalizar esse projeto mais rapidamente. De acordo com a revista Time, num estudo, pesquisadores da Universidade da Califórnia em Irvine proibiram os funcionários de ver e-mails, e descobriram que esses funcionários ficavam muito menos estressados e melhor focados em suas tarefas por períodos de tempo mais longos.

6. Não sobrecarregue a sua equipe. As falhas em projetos acontecerão. Reserve algum tempo no seu calendário para oportunidades inesperadas, ou para atrasos inesperados. Conceder a você mesmo algum espaço para respirar o ajudará a gerenciar melhor o seu tempo e a cumprir melhor os seus prazos, o que ajudará a manter alto o moral da sua equipe.

7. Tome cuidado com as extensões dos prazos. Os executivos da sua empresa prorrogaram os seus prazos. Viva, a pressão diminuiu, certo? Não necessariamente. De acordo com a Psychology Today, as extensões de prazo podem fazê-lo perder a motivação e leva-lo a procrastinar. Todavia, você pode tirar o máximo proveito do seu tempo extra impondo marcos intermediários e construindo um novo plano. Considere quanto demorou no passado para completar projetos semelhantes, identifique maneiras como as coisas podem não sair como foram planejadas e divida o projeto em passos, determinando quanto tempo é necessário para completar cada um deles, aconselha a Psychology Today.

8. Seja realista. Conheça as suas limitações (e as da sua equipe), mas seja minucioso. De acordo com a Forbes, as pessoas que acham que elas têm que fazer algo, ficam mais frustradas e menos eficazes. Se você estabelecer menos tarefas que precisam ser realizadas (veja a dica número 3), a pressão será menor e você terá maior probabilidade de completar as suas tarefas. E o moral da sua equipe será mais alto.

9. Cuide-se. Por falar em manter um alto moral, lembre-se de cuidar-se e também de cuidar dos colegas. E, como diria a sua avó, coma alguma coisa! A atriz e comediante Tina Fey, no grande programa da NBC chamado 30 Rock, sempre dizia que ela estava “hangry” (um trocadilho em inglês, de hungry + angry, em português, com fome e com raiva), que eram as suas frustrações do local de trabalho. Se você se sentir assim, você sabe que é quase impossível trabalhar bem se você estiver “hangry”, ou cansado. De fato, todo um ramo de atividades nasceu no Tumblr sobre o cuidado com você mesmo, o conceito de prestar atenção nas suas necessidades básicas e de melhorar a sua saúde e clarear a sua mente.

Você se lembra de como nós falamos sobre gerenciar a energia em nossa primeira dica? Este é um conselho simples, mas cuidar das suas necessidades básicas (comer, dormir, descansar um pouco) é uma boa maneira de recarregar as suas baterias. Portanto, preste atenção em você mesmo, quando você estiver desesperadamente tentando cumprir aquele prazo.

A não ser que você trabalhe numa das empresas que se vanglorie de ter lugares no escritório onde você pode tirar sonecas, você provavelmente não poderá tirar sonecas no escritório, mas pergunte-se: você está “hangry”, ou com fome? Você sente que a sua energia está acabando? Coma algo, beba água, faça um pequeno intervalo, ou dê uma volta no escritório.

Você se sentirá recarregado, mais feliz e mais criativo quando voltar para a sua planilha ou para a sua campanha. Você pode aplicar essa energia renovada para tomar decisões melhores, mais rápidas e executa-las com maior precisão e, quando o relógio marcar 5 horas da tarde, vá para casa com uma consciência limpa por ter feito um bom trabalho.

Sobre a autora: Escritora da equipe da Adweek
Fonte: Hytrade