Os 7 princípios de uma boa reunião com clientes

Saiba por que disciplina, organização e estudo são a base de relacionamentos comerciais de longa data

Reuniões produtivas melhoram fluxo da informação e alinhamento de expectativas 

Para quem tem uma rotina cheia de reuniões, torná-las produtivas é mais do que uma meta. É a chave que vai garantir relações comerciais saudáveis. Otimizar os encontros com os clientes é fundamental para melhorar o fluxo da informação, entender as expectativas e alinhar as táticas.

Para conquistar esse espaço de confiança não basta ter boa lábia. Tudo é questão de disciplina, organização e estudo, conforme explica a seguir Marcelo Nakagawa, professor de Empreendedorismo do Insper.

1. Descubra antes com quem você vai se reunir

As redes sociais são boas ferramentas para conhecer as pessoas que estarão na reunião. No LinkedIn, por exemplo, é possível acompanhar parte da trajetória profissional e acadêmica delas, bem como descobrir afinidades e contatos em comum.

É importante, no entanto, usar essas informações com cautela. “Cuidado para não dar a entender que você vasculhou a vida do cliente”, afirma Nakagawa.

2. Reserve uns minutinhos para jogar conversa fora

Apesar de as vendas business to business serem racionais, a empatia e a confiança estabelecidas entre as partes são essenciais. “O processo inicial de interação, em que se fala sobre esporte, família ou um hobby, é uma forma muito latina de se travar um relacionamento mais pessoal para, então, dar início à negociação empresarial”, diz o professor do Insper.

3. Exercite a disciplina 

Desenhe uma agenda da reunião e estabeleça sua duração de acordo com a disponibilidade do cliente. No caso de um encontro de rotina, a pauta deve se basear nos próximos passos listados no evento anterior. Se possível, envie o roteiro antecipadamente para os demais participantes fazerem ajustes.

No inicio da reunião, apresente a agenda. “A partir de então, jamais perca de vista a objetividade e a precisão para que o cliente sinta que você está comprometido com o tempo e o resultado dos negócios”, afirma Nakagawa.

4. Documente todas as informações

Para garantir uma gestão eficaz no relacionamento com o cliente, use um sistema de CRM (do inglês customer relationship management) para registrar o conteúdo das reuniões. Inclua resumo, principais pontos discutidos, concordâncias, discordâncias e próximos passos.

5. Apresente o status dos projetos

Softwares de gerenciamento de projetos são bem-vindos quando existem diversas interações paralelas com o mesmo cliente.

Nesse caso, um mapa de cada projeto permite que se visualize o andamento das atividades, com o que foi prometido, o que já foi entregue e o que ainda está em desenvolvimento.

6. Dose reuniões online e presenciais

Intercale encontros presenciais e online para melhorar a eficiência dos negócios. Dose cada modelo a partir da periodicidade das visitas ao cliente. “Se, em um mês, o empreendedor faz três reuniões com o parceiro, uma pode ser a distância”, diz Nakagawa. “Se os encontros ocorrem a cada dois meses, devem sempre ser presenciais para renovar a empatia e a confiança.”

7. Escolha um mediador para gerenciar conflitos

Se os participantes já sabem que a reunião é para gerenciar um conflito, nomeie um mediador de comum acordo. “A dificuldade é achar uma pessoa imparcial quando o impasse já está estabelecido”, afirma o especialista, que sugere um consultor ou um professor de Negócios para a função.

Outro recurso que ele recomenda é levar bibliografia especializada para a reunião, apresentando-a como um elemento imparcial para ajudar a resolver o entrave. “Se o impasse é conceitual ou estratégico, indico O Jeito Mckinsey de Ser, de Ethan M. Rasiel. Já se é de ordem operacional, Gerenciamento pelas Diretrizes, de Vicente Falconi, é uma ótima opção.”

Fonte: PEGN